نام نویسی در تامین اجتماعی و دریافت کد بیمه

 

به منظور نام نویسی در تامین اجتماعی و دریافت کد بیمه بخشنامه شماره «۷» نامنویسی و حساب‌های انفرادی توسط سازمان تامین اجتماعی صادر گردیده است . متن کامل بخشنامه به شرح زیر می باشد :

بخشنامه شماره «۷» نامنویسی و حساب‌های انفرادی

« تجمیع، تنقیح و تلخیص»

حوزه معاونت بیمه‌ای موضوع: شناسائی و نامنویسی مخاطبان سازمانی و تشکیل بستر پایگاه متمرکز حساب انفرادی

مدیران کل تأمین اجماعی استان

مقدمه

با عنایت به اینکه اغلب امور بیمه‌ای در سازمان تامین اجتماعی بر پایه سه مولفه کلیدی «بیمه شده»، «کارفرما» و «کارگاه» استوار است، لذا در عمل دستیابی به سیستم جامع بیمه‌ای مرهون فعالیت‌های مرتبط با پالایش و متمرکزسازی سه عنصر مذکور می‌باشد که در این زمینه در سالهای اخیر اقدامات گسترده‌ای پیرامون شکل گیری پایگاه متمرکز حساب انفرادی مخاطبان حقیقی سازمان و در قالب سیستم نامنویسی متمرکز مخاطبان صورت پذیرفته که از جمله می‌توان به بند «۱» یک هزار و هفتاد و ششمین جلسه هیات مدیره مورخ 14/10/87  (موضوع مصوبه شماره 5075/1100/216419 مورخ 24/10/87) و بند «3» یک هزار و ششصد و چهل و چهارمین جلسه هیات مدیره مورخ 12/10/94 (موضوع مصوبه شماره 3386/94/1100 مورخ 29/10/94) پیرامون تغییر ساختار شماره بیمه و معرفی شماره تامین اجتماعی و فرآیند تولید آن در سیستم نامنویسی متمرکز مخاطبان و همچنین سیر اقدامات صورت پذیرفته پیرامون طرح ریزی پایگاه متمرکز کارگاه اشاره نمود.

” ثبت نام ،  نام نویسی در تامین اجتماعی و دریافت کد بیمه  می بایستی براساس بخشنامه شماره 7 صورت پذیرد ” 

تحقق پایگاه متمرکز مخاطبان در قالب دو فاز برنامه ریزی گردیده «فاز اول: شناسائی، رفع همپوشانی‌های بیمه‌ای و اختصاص شماره تامین اجتماعی (SSN) » و « فاز دوم: شناسائی اطلاعات گذشته مربوط به هر مخاطب، پالایش و الحاق آنها به شماره تامین اجتماعی » که عملیات مربوط به فاز اول از اواسط سال ۱۳۹۴ اجرایی گردیده است.

با توجه به اهمیت و گستردگی موضوع همپوشانی‌های بیمه‌ای و نحوه شناسایی و تعیین تکلیف آنها، مراتب قبلا بطور جداگانه در قالب بخشنامه شماره «۴» نامنویسی و حساب‌های انفرادی ابلاغ گردیده است.

نظر به ضرورت تجمیع و تلخیص تمامی دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌های قبلی پیرامون موضوع «شناسائی و نامنویسی مخاطبان سازمانی» و لزوم گردآوری همه موارد کاربردی و اجرایی با رویکرد متمرکز و ارائه خدمات در قالب غیر حضوری، این بخشنامه تدوین گردیده که توجه واحدهای اجرائی را به رعایت دقیق مفاد آن جلب می‌نماید.

«بخش اول: تعاریف و اصطلاحات»

1. انواع مخاطب سازمانی:

1-1. بیمه‌شده اصلی: فردی است که مطابق قانون و ضوابط مربوطه راسا مشمول مقررات تامین اجتماعی بوده و دارای رابطه بیمه‌پردازی یا دریافت‌کننده خدمت می‌باشد.

1-2. بیمه‌شده تبعی: فردی است که به تبع مخاطب اصلی و مطابق ضوابط مقرر، از مزایای قانون تامین اجتماعی بهره‌مند می‌شود.

1-3. کارفرما: شخص حقیقی یا حقوقی است که بیمه‌شده اصلی به دستور یا به حساب او کار می‌کند.

۱-۳-۱. کارفرمای حقیقی: شخص حقیقی است که مسئولیت اداره کارگاه را عهده‌دار بوده و بیمه‌شده اصلی

به دستور یا حساب او در مقابل دریافت مزد کار می‌کند.

2-3-1. کارفرمای حقوقی: شخص حقوقی است که در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده و یا به موجب قانون تشکیل‌شده و مسئولیت اداره کارگاه را عهده‌دار می‌باشد و بیمه‌شده اصلی به دستور مقامات و مدیران مجاز آن در مقابل دریافت مزد کار می‌کند.

تذکر: کارفرمایان حقیقی و همچنین مدیران اشخاص حقوقی غیردولتی می‌توانند مطابق تبصره «۵» ماده «۴» قانون تامین اجتماعی و برابر ضوابط مقرر، ارتباط بیمه‌پردازی داشته باشند.

۲. رشته اطلاعاتی مخاطب حقیقی:

به منظور نام نویسی در تامین اجتماعی مجموعه اطلاعات شناسائی و جمع آوری‌شده مربوط به هر مخاطب حقیقی سازمان، شامل مولفه‌های به ترتیب «هویت، ارتباط بیمه‌ای، اطلاعات شخصی، شماره بیمه، سند بیمه‌ای (مطالبه حق بیمه – دریافت خدمت) و حساب انفرادی»، رشته اطلاعاتی آن مخاطب اطلاق می‌شود.

2-1. مولفه‌های رشته اطلاعاتی مخاطب حقیقی:

الف. هویت:

1. اجزاء اطلاعات هویتی برای ایرانیان شامل «نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، نام پدر، تاریخ تولد، شماره ملی، محل صدور و جنسیت » می‌باشد که توسط سازمان ثبت احوال برای هر فرد تعیین‌شده است.

٢. اجزاء اطلاعات هویتی برای اتباع خارجی شامل: « نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و شماره اختصاصی اتباع خارجی و جنسیت» می‌باشد که توسط وزارت کشور، پژواک، نیروی انتظامی و… برای هر تبعه خارجی تعیین‌شده است.

ب. ارتباط بیمه‌ای:

1. رابطه بیمه‌ای در بند «۲» بخش اول بخشنامه تجمیع، تنقیح و تلخیص موضوع شناسائی و رفع همپوشانی‌های بیمه‌ای به شماره 14745/94/1000 مورخ 25/12/98 تعریف‌شده است.

٢. انواع ارتباطات بیمه‌ای در ۳۰ حالت مطابق بند «۵» بخش اول بخشنامه مذکور در قالب نمودار درختی (گراف) تعریف‌شده است.

ج. اطلاعات شخصی:

1. اقلام اطلاعاتی است که صرفنظر از نوع ارتباط بیمه‌ای مخاطب با سازمان، به خود شخص مربوط است.

٢. انواع اطلاعات شخصی:

2-1. اطلاعات حساب بانکی با اعلام شخص و متناسب با بانک‌های مورد نظر سازمان

۲-۲. نشانی، تلفن، شماره همراه

2-3. اطلاعات تحصیلی

2-4.وضعیت نظام وظیفه

2-5. وضعیت تاهل

2-6. تعداد افراد تبعی

2-7. بیماری خاص

2-8. اطلاعات آشنایان (بستگان / دوستان) شامل: نام، نام خانوادگی، کد ملی، نشانی و شماره همراه

2-9. گروه خونی

2-10. سوابق بیماری

د. شماره بیمه:

شماره‌ای است که پس از شناسائی کامل مخاطب به لحاظ اطلاعات هویتی و بیمه‌ای به وی تخصیص داده می‌شود. انواع شماره بیمه عبارتند از:

1.شماره تامین اجتماعی SSN :

1-1 SSN (مخفف عبارت Social Security Number )، شماره‌ای ده رقمی‌با سریال معمولی، الگوریتم خاص و منحصر به فرد است که پس از شناسائی دقیق اطلاعات هویتی، رابطه بیمه‌ای و اطمینان از عدم وجود همپوشانی بیمه‌ای غیرمجاز و مشروط به یکایک مخاطبان حقیقی سازمان اعم از اصلی، تبعی و کارفرمایان (حقیقی یا حقوقی اعم از اینکه با سازمان ارتباط بیمه‌پردازی داشته یا نداشته باشند)، تخصیص می‌یابد.

1-2. مطابق مصوبه شماره 5075/1100/216419 مورخ 24/10/87 هیات محترم مدیره، این شماره جایگزین انواع شماره بیمه‌های بیمه شدگان اصلی، تبعی، کارفرما و همچنین شماره‌های مستمری (بازنشستگی ، بازماندگان و از کارافتادگی) و سریال دفترچه خواهد شد.

1-3. شماره‌های تامین اجتماعی بطور متمرکز و با استفاده از سیستم نامنویسی متمرکز مخاطبان تخصیص داده می‌شود.

1-4. هر شماره تامین اجتماعی SSN صرفا با یک شماره ملی و یا یک شناسه اختصاصی اتباع خارجی ارتباط دارد. به عبارت دیگر با استفاده از هر کدام از نمایه‌های شماره تامین اجتماعی، شماره ملی و یا شناسه اتباع خارجی، می‌توان به رشته اطلاعاتی مخاطب مورد نظر دسترسی داشت.

۲. شماره بیمه دائم برای مخاطب اصلی:

2-1. شماره‌های ده رقمی (با دو رقم اول صفر) هستند که صرفا به بیمه شدگان اصلی که اطلاعات کامل هویتی آنها در دسترس است، اختصاص می‌یابد. به گونه‌ای که برای هر شعبه محدوده‌ای از شماره بیمه تعیین و سیستم نیز طوری طراحی‌شده که برای هر بیمه‌شده اصلی فقط امکان انتخاب شماره بیمه از محدوده شماره‌های تعیین‌شده امکان‌پذیر بوده است.

۲-۲. برای بیمه‌شده اصلی که قبلا از شعبه‌ای شماره بیمه دائم دریافت نموده، امکان درج همان شماره بیمه دائم در شعبه جدید با ملاحظاتی فراهم بوده است.

2-3. شماره بیمه‌های دائم بطور توزیعی و غیر متمرکز اختصاص می‌یابد.

٣. شماره بیمه موقت در نام نویسی در تامین اجتماعی :

3-1. شماره بیمه موقت در سیستم بیمه‌ای شعب (سبا ):

3-1-1. شماره هایی با ده نویسه (با دو نویسه اول حروف لاتین) و با سریال معمولی و فاقد الگوریتمی خاص هستند.

3-1-2. برای هر شعبه، محدوده‌ای مشخص از شماره بیمه‌های موقت تعریف‌شده است.

۳-۱-۳. امکان درج شماره بیمه موقت مربوط به یک شعبه در شعب دیگر میسر نمی‌باشد.

3-1-4. شماره بیمه‌های موقت بطور توزیعی و غیر متمرکز اختصاص می‌یابد و صرفا برای صد میلیون مخاطب امکان‌پذیر است.

3-2. شماره بیمه موقت در سیستم نامنویسی متمرکز مخاطبان:

3-2-1. شماره هایی با ده نویسه (با دو نویسه اولO) و با سریال معمولی و فاقد الگوریتمی خاص هستند.

3-2-2. این شماره با رویکرد متمرکز تعریف‌شده و به شعبه خاصی محدود نمی‌شود.

3-2-3. امکان درج این نوع از شماره بیمه موقت در شعب دیگر میسر است.

3-2-4. شماره بیمه‌های موقت موصوف بطور متمرکز اختصاص می‌یابد.

 هـ. سند بیمه‌ای:

١. سندی است که براساس آن و طبق ضوابط و مقررات ذیربط، فرآیند دریافت حق بیمه و یا ارائه تعهدات قانونی انجام می‌شود.

٢. سندی که حاوی اطلاعات، جزئیات و ضوابط مربوط به نحوه محاسبه و مبلغ بدهی است، سند مطالبه حق بیمه و سندی که حاوی اطلاعات، جزئیات و مقررات مربوط به پرداخت مبلغ تعهد و خدمت می‌باشد، سند ارائه خدمت تلقی می‌گردد.

٣. انواع سند:

3-1. سند گروهی: نظیر لیست‌های کارگاهی، فرم‌های بازرسی، حسابرسی و

3-2. سند انفرادی: نظیر اختیاری، حرف و مشاغل آزاد، سربازی، کوتاه مدت و …

۴. اجزاء سند:

اجزاء سند در کامل ترین حالت عبارتند از « شماره بیمه، شماره کارگاه، نرخ، دوره، دستمزد و شغل» به عبارت دیگر اسناد بیمه‌ای حسب مورد می‌توانند تمام یا قسمتی از اجزاء یاد‌شده را داشته باشند.

تبصره: معاونت بیمه‌ای مکلف است در خصوص برقراری تعامل و ارتباط بین سیستم‌های حوزه‌های نامنویسی و حساب‌های انفرادی، وصول حق بیمه، امور بیمه شدگان و امور مستمری‌ها اقدام نماید، به گونه‌ای که هر گونه تغییر و اصلاح در اجزاء هر نوع سند بیمه‌ای (اعم از سند دریافت حق بیمه/ ارائه تعهدات) صرفا توسط حوزه تخصصی ذیربط و در قالب دفتر اصلاح سند بیمه‌ای صورت پذیرفته و نتیجه در سیستم‌های متعامل دیگر و در نهایت در رشته اطلاعاتی مخاطب مربوطه منعکس گردد.

و. حساب انفرادی:

1. اطلاعات مربوط به نتایج تنظیم هر سند بیمه‌ای و درمانی برای هر مخاطب در مجموعه‌ای طبقه‌بندی‌شده نگهداری می‌شود که به آن حساب انفرادی مخاطب اطلاق می‌شود. به عبارتی دیگر حساب انفرادی برآیند حق بیمه‌های دریافتی و تعهدات قانونی ارائه‌شده مربوط به یک مخاطب از نگاه حسابداری است.

۲. حساب انفرادی مهم ترین رکن بیمه‌ای در مباحث محاسبات حق بیمه (Actuary)، تعیین ضریب پشتیبانی و برنامه‌های استراتژیک سازمان است.

• اجزاء حساب انفرادی:

3-1. اجزاء اطلاعات اسناد بیمه‌ای مطالبه حق بیمه

3-1-1. اطلاعات ماهانه نوع سند بیمه‌ای، میزان سابقه، نرخ، دستمزد مشمول حق بیمه، شغل، نوع سابقه، شماره بیمه و شعبه

3-1-2. اطلاعات سالانه میزان سابقه، میانگین دستمزد مشمول حق بیمه، سطح دستمزدی

۳-۱-۳. مجموع اطلاعات کامل میزان سابقه، میانگین دستمزد مشمول حق بیمه، سطح دستمزدی تاکنون

3-1-4. وضعیت ارائه خدمت از نگاه ماهیت سابقه در زمان بهره برداری

3-2. اطلاعات اسناد بیمه‌ای ارائه تعهدات قانونی بیمه‌ای

اطلاعات تعهد بیمه‌ای ارائه‌شده شامل: نوع خدمت بیمه‌ای، گرایش خدمت، دوره خدمت، میزان مبلغ پرداختی

۳-۳. اطلاعات اسناد درمانی ارائه خدمات درمانی

اطلاعات تعهد درمانی ارائه‌شده شامل: تعداد دفترچه‌های صادره، تعداد مراجعه سرپائی بستری، محل مراجعه (ملکی طرف قرارداد/ غیرطرف قرارداد)، نوع خدمت درمانی، دوره خدمت، میزان مبلغ تعهد سازمانی، مبلغ فرانشیز

3-4. آرشیو مستندات الکترونیکی

شامل کلیه تصاویر الکترونیکی مربوط به رشته اطلاعاتی هر مخاطب (نسخه الکترونیکی پرونده بیمه شده) است که در سرفصل‌ها و قسمتهای طبقه‌بندی‌شده هر فصل ذخیره می‌شوند.

تذکر: اطلاعات حساب انفرادی برای بیمه‌شده اصلی و افراد تحت تکفل وی در یک مجموعه و یا بطور جداگانه می‌تواند در دسترس باشد که با توجه به اهمیت موضوع، مراتب در دستور کار بوده و در این راستا دستورالعمل مربوطه به صورت مجزا به کلیه واحدهای اجرایی اعلام خواهد شد.

٣. پایگاه متمرکز حساب انفرادی مخاطبان

مجموعه‌ای که در آن رشته‌های اطلاعاتی مخاطبان حقیقی سازمان بطور طبقه‌بندی‌شده نگهداری و بروزرسانی می‌شوند، پایگاه متمرکز حساب انفرادی مخاطبان سازمان اطلاق می‌گردد. از نگاهی دیگر پایگاهی است که اطلاعات مربوط به دریافت و پرداخت افراد با احتساب تراز مالی ایشان و بصورت اسناد مالی با شرح بیمه‌ای نگهداری می‌شود.

تبصره: معاونت بیمه‌ای می‌بایست با همکاری سایر حوزه‌ها و معاونت‌ها نسبت به مطالعه و بررسی کلیه الزامات ایجاد حساب انفرادی متعامل اقدام نماید، به گونه‌ای که متعاقب ارائه هرگونه خدمات سازمانی به مخاطبان مراتب در پایگاه متمرکز حساب انفرادی مخاطبان موضوع این بخشنامه منعکس گردد.

۴. پرسشنامه نامنویسی

برگه‌ای است که در آن اظهارات مخاطب (اعم از بیمه‌شده اصلی ، تبعی و کارفرمای حقیقی )، حاوی کلیه

اطلاعات هویتی، بیمه‌ای و شخصی به منظور نامنویسی و اختصاص شماره تامین اجتماعی درج و به تائید بیمه‌شده و عنداللزوم کارفرمای ذیربط رسیده است.

۵. نامنویسی مخاطب

فرآیند شناسائی مخاطب حقیقی، ایجاد ارتباط بیمه‌ای، رفع همپوشانی‌های احتمالی، درج اطلاعات شخصی، ذخیره‌سازی اسناد الکترونیکی و در نهایت اختصاص شماره تامین اجتماعی، نامنویسی مخاطب اطلاق می‌شود. با اختصاص شماره تامین اجتماعی، در واقع رشته اطلاعاتی مخاطب شکل می‌گیرد و بدیهی است در ادامه تعاملات شخص با سازمان، مولفه‌های رشته اطلاعاتی وی تکمیل می‌گردند. فرآیند نامنویسی مخاطب حقیقی، فقط یکبار و در اولین شعبه‌ای که شخص مراجعه می‌کند، صورت می‌پذیرد.

۶. به روزرسانی

متعاقب تخصیص شماره تامین اجتماعی به مخاطب، فرآیندهائی که به امور مربوط به ایجاد، تکمیل و اصلاح

مولفه‌های رشته اطلاعاتی مخاطب می‌پردازد، به روزرسانی اطلاق می‌شود.

«بخش دوم: گردش کار به منظور نام نویسی در تامین اجتماعی »

1. نامنویسی، اختصاص شماره تامین اجتماعی و تشکیل رشته اطلاعاتی هر مخاطب حقیقی سازمان:

1-1. مخاطب هیچگونه اطلاعاتی نزد سازمان ندارد.

۱-۱-۱. دریافت پرسشنامه نامنویسی تکمیل‌شده طبق پیوست شماره (۱)

1-1-2. مشاهده اصل مدارک سجلی و هویتی مخاطب

1-1-3. استعلام اطلاعات هویتی از پایگاه مرجع هویتی

1-1-4. درج اطلاعات مربوط به ارتباط بیمه‌ای بر اساس گراف مخاطبان

1-1-5. درج اطلاعات شخصی مخاطب مطابق مندرجات پرسشنامه نامنویسی

1-1-6. تصویربرداری و شناسه‌گذاری پرسشنامه نامنویسی و عکس در آرشیو الکترونیک

1-1-7. تولید شماره تامین اجتماعی

” به منظور نام نویسی در تامین اجتماعی دریافت و در یافت کد بیمه  پرسشنامه نامنویسی تکمیل‌شده برای مخاطبان تبعی و کارفرما ضروری نمی‌باشد “

تذکر 1: بندهای ۱-۱-۱ و ۵-۱-۱ برای مخاطبان تبعی و کارفرما ضروری نمی‌باشد.

تذکر ۲: در مواردی که کارت ملی هوشمند مخاطب در دسترس است، می‌بایست با درج شماره سریال کارت ملی هوشمند، نسبت به دریافت مکانیزه عکس از پایگاه ثبت احوال اقدام گردد.

تذکر ۳: دریافت کپی کارت ملی و صفحه اول شناسنامه مخاطبان و تصویر برداری آنها به موجب بخشنامه موضوع ماده «۵» قانون مدیریت خدمات کشوری به شماره ۳۰۹۶۲۸ مورخ 17/6/99 فاقد موضوعیت می‌باشد. در این راستا فقط تصویربرداری از صفحه دوم شناسنامه همسر بیمه شده، مادامی‌که احراز زوجیت از طریق استعلام برخط از پایگاه ثبت احوال فراهم نگردیده، بایستی صورت پذیرد.

تذکر 4: دریافت و تصویربرداری از مدارک مربوط به کارت اقامت و اشتغال اتباع خارجی ضروری است.

1-2. مخاطب اطلاعاتی از قبل نزد سازمان دارد.

۱-۲-۱. استعلام اطلاعات هویتی از پایگاه مرجع هویتی

1-2-2. درج اطلاعات مربوط به ارتباط بیمه‌ای فعلی

1-2-3. تولید شماره تامین اجتماعی

تذکر: فرآیند نامنویسی و تخصیص شماره تامین اجتماعی به هر مخاطب حقیقی، فقط یکبار و صرفا توسط واحد نامنویسی و حساب‌های انفرادی صورت می‌پذیرد و اقدامات بعدی مربوط به تغییر ارتباط بیمه‌ای می‌بایست از طریق فرآیند به روز رسانی انجام شود.

۲. ضوابط نام نویسی در تامین اجتماعی مخاطبان تبعی:

ملاک و مبنای شناسایی مخاطبان تبعی جهت ارائه هرگونه خدمات کوتاه مدت، بلند مدت و درمان بر اساس تعاریف مندرج در این بخشنامه می‌باشد و سایر حوزه‌ها مکلفند ساز و کارهای سیستمی ارائه خدمات به این طیف از مخاطبان را بر اساس تعاریف این بخشنامه تنظیم و یا اصلاح نمایند.

الف. همسر / شوهر:

1. رابطه زوجیت دائم، صرفا با رویت شناسنامه‌های زوجین، سند ازدواج و یا سایر گواهی‌ها و احکام و اسناد صادره از طریق مراجع قانونی ذیربط محرز می‌گردد.

۲. تاریخ شروع ارتباط بیمه‌ای زوجه (شروع کفالت) از تاریخ وقوع عقد مطابق شناسنامه و یا استعلام از پایگاه ذیربط و برای زوج از تاریخ احراز کفالت می‌باشد.

• تاریخ خاتمه ارتباط بیمه‌ای همسر (خاتمه کفالت) ، صرفا تاریخ وقوع طلاق یا فوت وی می‌باشد.

توجه: بدیهی است در صورت برقراری تعامل الکترونیکی، استعلام ازدواج و طلاق از پایگاه ذیربط (ثبت احوال) صورت می‌پذیرد.

۴. در خصوص اتباع خارجی، مراتب ازدواج و تاریخ عقد می‌بایست از دفاتر کفالت اتباع خارجی وزارت کشور یا سایر مراجع ذیربط استعلام گردد.

۵. تصاویر الکترونیکی صفحات شناسنامه زوجین، سند ازدواج و اسناد مربوط به متارکه و سایر مدارک مثبته حسب مورد، می‌بایست در آرشیو الکترونیکی بیمه‌شده اصلی و تبعی نگهداری شود.

• شوهر بیمه‌شده مستمری بگیر زن می‌بایست راسا فاقد ارتباط بیمه‌ای فعال با سازمان بوده و مطابق گزارش بازرس فنی، معاش وی توسط بیمه‌شده زن تامین گردد و بعلاوه حائز یکی از شرایط زیر باشد:

6-1. سن او از شصت سال بیشتر باشد.

6-2. طبق نظر کمیسیون پزشکی موضوع ماده ۹۱ قانون تامین اجتماعی از کار افتاده کلی شناخته شود.

ب. فرزندان اناث به منظور نام نویسی در تامین اجتماعی

1. ایجاد ارتباط تبعی برای این طیف به شرط عدم اشتغال و ازدواج صورت می‌پذیرد.

۲. تاریخ شروع ارتباط بیمه‌ای (شروع کفالت)، تاریخ تولد و خاتمه ارتباط، تاریخ عقد، اشتغال و یا فوت می‌باشد.

٣. تکمیل فرم تعهد مبنی بر عدم ازدواج و اشتغال توسط بیمه‌شده اصلی برای فرزندان اناث بالای ۱۸ سال طبق پیوست شماره (۲) ضروری است. تذکر: ضوابط مربوط به فرزندان اناث بازمانده و نحوه اقدام در بند 3/30 بخشنامه تلخیص بازماندگان به شماره 7827/95/1000 مورخ 1/8/95 تبیین گردیده است.

۴. ایجاد ارتباط مجدد تبعی برای آندسته از فرزندان اناث که بدلیل ازدواج یا اشتغال قبلا از ردیف افراد تبعی

خارج شده‌اند، در صورت طلاق یا ترک کار، بلامانع است. تاریخ شروع ارتباط اخیر الذکر، تاریخ درخواست

است.

تذکر: بیمه‌پردازی حرف و مشاغل آزاد صرفا با گرایش‌های زنان خانه‌دار و دانشجویان و همچنان ادامه بیمه بطور اختیاری موجب خروج فرزند اناث از ردیف بیمه‌شده تبعی نخواهد شد.

ج. فرزندان ذکور بمنظور نام نویسی در تامین اجتماعی

ایجاد ارتباط تبعی برای این طیف به شرط عدم اشتغال (بیمه‌پردازی اجباری)، تا پایان سن ۱۹ سالگی و پس از آن در صورت ارائه گواهی اشتغال به تحصیل از یکی از دانشگاهها یا مراکز آموزشی وابسته و یا مورد تایید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و یا ارائه گواهی کمیسیون پزشکی مبنی بر از کارافتادگی کلی صورت می‌پذیرد.

تذکر 1: مطابق نظر شورای حقوقی سازمان (جلسه یکصد و نود هفت به تاریخ 16/10/96) گواهی اشتغال به تحصیل صادره از سوی حوزه‌های علمیه، ملاک عمل نمی‌باشد.

تذکر ۲: بیمه‌پردازی حرف و مشاغل آزاد صرفا با گرایش دانشجویان و همچنن ادامه بیمه بطور اختیاری موجب خروج فرزند ذکور از ردیف بیمه‌شده تبعی نخواهد شد.

د. پدر و مادر به منظور نام نویسی در تامین اجتماعی

ایجاد ارتباط تبعی برای والدین بیمه شدگان / مستمری بگیران که راسا فاقد ارتباط بیمه‌ای فعال با سازمان بوده و مشمول سایر صندوق‌های بیمه‌ای نباشند، به درخواست بیمه‌شده اصلی و در صورتی که مطابق گزارش بازرس فنی، معاش وی توسط بیمه‌شده اصلی تامین گردد و بعلاوه حائز یکی از شرایط زیر باشد:

١. سن پدر از ۶۰ و سن مادر از ۵۵ سال بیشتر باشد.

۲. طبق نظر کمیسیون پزشکی موضوع ماده ۹۱ قانون تامین اجتماعی از کار افتاده کلی شناخته شوند.

هـ. کودکان و نوجوانان بی سرپرست و بد سرپرست (فرزندخوانده‌ها):

1. مطابق قانون حمایت از کودکان و نوجوانان بی سرپرست و بدسرپرست مصوب 10/7/1392 و آئین نامه اجرایی مورخ 14/4/1394 هیات وزیران تصویب نامه شماره ۴۸۷۷۳/ت ۵۱۱۷۸ مورخ 20/4/1394) فرزندخوانده (طفل تحت سرپرستی) بیمه شدگان مستمری بگیران سازمان در حکم فرزند حقیقی ایشان تلقی می‌گردند.

٢. کودک یا نوجوان تحت سرپرستی از زمان واگذاری سرپرستی بر اساس رای و حکم دادگاه و در صورت ارائه درخواست و ثبت آن در دبیرخانه شعبه (با رعایت سایر مقررات و ضوابط جاری) می‌توانند از کلیه مزایای قانونی تبیین‌شده در قانون تامین اجتماعی برای افراد تبعی بیمه‌شده بهره‌مند گردند.

٣. احراز رابطه فرزندخواندگی و واگذاری سرپرستی، طبق رای و حکم دادگاه به شرح روشهای ذیل خواهد بود:

1-3. قرار سرپرستی آزمایشی شش ماهه

۲-۳. حکم سرپرستی قطعی

۴. ارائه خدمات به کودک یا نوجوان تحت سرپرستی بیمه‌شده / مستمری بگیر به استناد قرار سرپرستی آزمایشی، صرفا محدود به دوره قرار مذکور بوده و پس از آن منوط به ارائه حکم سرپرستی قطعی خواهد بود.

” در رابطه با دریافت کد بیمه و نام نویسی در تامین اجتماعی افراد بیمه شده می توانند پدر و مادر خود را تحت پوشش قرار دهند ” 

۵. بیمه شدگان مستمری بگیران که مطابق رای دادگاه، سرپرستی کودک یا نوجوان بی سرپرست یا بد سرپرست به آنان واگذار شده، با تکمیل فرم درخواست و تعهدنامه طبق پیوست شماره (۳) و ارائه مدارک ذیل، نسبت به دریافت خدمات مورد نظر اقدام نمایند

5-1. ارائه رای دادگاه صالح مبنی بر حکم سرپرستی کودک یا نوجوان (آزمایشی و قطعی)

5-2. اصل شناسنامه و کارت ملی فرزند / فرزندان تحت سرپرستی و تصاویر مربوطه

5-3. اصل شناسنامه بیمه‌شده اصلی (سرپرست منحصر / سرپرستان)

5-4 یک قطعه عکس ۴*۳ از فرزند / فرزندان تحت سرپرستی

۵-۵. معرفی نامه معتبر از سازمان بهزیستی کشور

5-6. در صورت ارائه حکم سرپرستی قطعی، لازم است از درج مشخصات هویتی کودک یا نوجوان تحت سرپرستی و مفاد حکم سرپرستی در شناسنامه سرپرست منحصر یا سرپرستان و همچنین صدور شناسنامه جدید برای کودک و نوجوان تحت سرپرستی با درج مشخصات سرپرست منحصر یا سرپرستان اطمینان حاصل گردد.

5-7. واحدهای اجرایی موظف اند در صورتی که در قرارا حکم سرپرستی اطلاعات و مشخصات کامل فرزند خوانده (شامل: نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، شماره ملی، تاریخ تولد، محل تولد، محل صدور و نام پدر) اعلام نگردیده باشد، مراتب را از مراجع ذیصلاح قانونی (سازمان ثبت احوال / دادگاه صالح) استعلام نمایند.

۶. در صورت اطلاع و اعلام گزارش از دادگاه صالح مبنی بر فسخ قرار آزمایشی / حکم سرپرستی دایم کودک یا نوجوان، فرزند تحت سرپرستی بیمه‌شده از شمول حمایت‌های قانون تامین اجتماعی خارج خواهد شد.

۷. مطابق ماده «۷» قانون حمایت از کودکان و نوجوانان بی سرپرست و بد سرپرست متقاضیان ذیربط نمی‌توانند بیش از دو کودک یا نوجوان را تحت سرپرستی خود قرار دهند، مگر در مواردی که کودکان یا نوجوانان تحت سرپرستی اعضای یک خانواده باشند.

تذکر: مدارک هویتی، معرفی نامه و قرار / حکم سرپرستی اشاره‌شده در این بند، می‌بایست در آرشیو الکترونیک تصویر برداری و شناسه‌گذاری شوند.

و. خانواده بیمه‌شده سرباز:

1. با توجه به ماده ۹۴ قانون تامین اجتماعی و به منظور برخورداری افراد تحت تکفل بیمه‌شده سرباز در ایام

خدمت سربازی از مزایای قانونی بیمه‌های اجتماعی شرایط و مدارک ذیل الزامی است:

الف. نام و مشخصات بیمه‌شده سرباز در صورت دستمزد حقوق و مزایا و یا گزارش بازرسی انجام شده از کارگاه در دو ماه قبل از تاریخ اعزام به خدمت وجود داشته باشد.

ب. بیمه‌شده دو ماه قبل از تاریخ اعزام، غرامت دستمزد و یا مقرری بیمه بیکاری دریافت نموده باشد.

پ. اصل و تصویر دفترچه آماده به خدمت در اولین مراجعه ارائه‌شده باشد.

ت. ارائه گواهی اشتغال به خدمت از واحد مربوطه در مراجعات بعدی

تذکر: گواهی اشتغال به خدمت، می‌بایست حاوی اقلام اطلاعاتی « شماره ملی، شماره بیمه، نام ، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، محل صدور شناسنامه و نام پدر » باشد.

• واحدهای اجرائی لازم است، مدارک و مستندات مربوط به بیمه‌شده سرباز (گواهی اعزام / اشتغال به خدمت) را اخذ و پس از ثبت اطلاعات مربوطه در سیستم، نسبت به اسکن و شناسه‌گذاری آنها در پرونده الکترونیکی در سرفصل مربوط به دفترچه درمان (گروه گواهی‌ها و تعهدنامه ها) اقدام نمایند.

٣. ارائه خدمات مورد نظر به افراد خانواده بیمه‌شده سرباز صرفا تا پایان دوره خدمت سربازی تداوم را خواهد داشت.

ز. فرزندان بیمه‌شده / مستمری بگیر زن:

1. فرزندان یا فرزند خوانده‌های بیمه‌شده مستمری بگیر زن در صورت احراز شرایط قانونی، می‌توانند (همانند فرزندان بیمه‌شده مرد) از مزایای قانون تامین اجتماعی به تبع مادر خود بهره‌مند گردند.

٢. در مواردی که زن و شوهر همزمان بیمه‌شده یا مستمری بگیر سازمان می‌باشند، مطابق ضوابط تبیین‌شده در ماتریس همپوشانی ضمیمه بخشنامه شماره «۴» نامنویسی و حساب‌های انفرادی، ایجاد ارتباط تبعی توام برای هر یک از فرزندان به تبع هم پدر و هم مادر بلامانع می‌باشد.

2-1. ارائه خدمت درمانی به فرزندان موضوع این بند در یک بازه زمانی مشخص، صرفا از طریق یکی و از ارتباطات تبعی و به درخواست بیمه‌شده اصلی امکان‌پذیر است.

۲-۲. در مواردی که زن و شوهر هر دو متقاضی ارائه خدمات درمانی برای فرزندان به اعتبار رابطه بیمه‌ای خود باشند، اولویت با درخواست پدر است.

٣. تخصیص شماره بیمه موقت در نام نویسی در تامین اجتماعی:

3-1. بیمه‌شده اصلی:

در مواردی که دسترسی به اسناد و مدارک هویتی بیمه‌شده اصلی بدلایلی (نظیر تکمیل نبودن گزارش بازرسی کارگاهی، بازرسی دفاتر قانونی) امکان‌پذیر نیست و یا ضمن بررسی سوابق موجود در یک شماره بیمه، تشخیص داده می‌شود که قسمتی از سابقه متعلق به مالک آن شماره بیمه نمی‌باشد، براساس حدود اطلاعات هویتی موجود (مندرج در گزارشات بازرسی یاد‌شده و یا حداقل نام و نام خانوادگی فرد)، شماره بیمه موقت به مخاطب از طریق سیستم نامنویسی متمرکز تخصیص می‌یابد.

3-2. کارفرما:

متعاقب شناسائی کارفرمای حقیقی یا مدیران اشخاص حقوقی غیردولتی کارگاه‌های مشمول قانون تامین اجتماعی که فاقد رابطه بیمه‌پردازی می‌باشند، ذخیره‌سازی اطلاعات ایشان در سیستم در بدو امر از طریق اختصاص شماره بیمه موقت صورت می‌پذیرد.

۳-۳. افراد تبعی:

پس از احراز شرایط کفالت و درج اطلاعات ایشان به عنوان افراد تبعی در سیستم نامنویسی متمرکز، هم زمان با تخصیص شماره تامین اجتماعی، شماره بیمه موقت نیز تخصیص می‌یابد.

تذکر: مادامی‌که کلیه سیستم‌ها متمرکز نگردیده و در مواردی که هنوز اطلاعات پایگاه شعب، ملاک عمل و بهره‌برداری است، به موازات اختصاص شماره تامین اجتماعی به مخاطبان، حسب مورد شماره بیمه دائم یا موقت اختصاص داده می‌شود.

۴. به روزرسانی/ اصلاح مولفه‌های یک رشته اطلاعاتی:

برای تغییر / اصلاح مولفه‌های رشته اطلاعاتی، فرم شماره (۴) پیوست تنظیم گردیده است. جهت اعمال اصلاحات مورد نظر، حسب مورد کارفرما یا بیمه‌شده اصلی می‌بایست فرم تکمیل‌شده مذکور را به همراه مدارک ذیربط به واحد اجرائی مربوطه تحویل نماید. بدیهی است در صورت پذیرش موضوع از سوی واحد اجرائی، فرم مذکور به همراه مدارک می‌بایست در آرشیو الکترونیک، تصویربرداری و شناسه‌گذاری گردد.

4-1. اصلاح هویت:

4-1-1. اصلاح هویت مخاطبانی که شماره تامین اجتماعی دریافت نموده‌اند، صرفا از طریق استعلام مجدد اطلاعات هویتی از پایگاه مرجع هویتی (ثبت احوال برای ایرانیان و وزارت کشور برای اتباع خارجی در منوی ویرایش اطلاعات شخصی در سیستم نامنویسی متمرکز میسر است.

4-1-2. مطابق تبصره «۲» ماده «3» قانون تامین اجتماعی، چنانچه سن بیمه‌شده تغییر نموده باشد و این تغییر بعد از تاریخ 8/8/79 باشد، تغییر تاریخ تولد در سیستم انجام ولی ملاک بهره‌برداری از تعهدات و مزایای سازمان، همان شناسنامه و تاریخ تولد اعلامی اولیه خواهد بود.

“به منظور نام نویسی در تامین اجتماعی انتخاب شماره بیمه مورد نظر متناسب با ارتباط بیمه‌ای جدید صورت می پذیرد ” 

توجه: چنانچه سند سجلی و شناسنامه قبلی ارائه‌شده توسط مخاطب، مطابق ضوابط ثبت احوال ابطال‌شده باشد، پذیرش تاریخ تولد در سند سجلی جدید بلامانع است.

4-1-3. اصلاح هویتی مخاطبان اصلی که شماره بیمه موقت دارند، از طریق درخواست شعبه و طرح موضوع در کمیته استانی و در صورت تائید کمیته مذکور امکان‌پذیر است.

4-2. ایجاد ارتباط بیمه‌ای جدید:

4-2-1. درج اطلاعات مربوط به ارتباط بیمه‌ای جدید بر اساس گراف مخاطبان

4-2-2. انتخاب شماره بیمه مورد نظر متناسب با ارتباط بیمه‌ای جدید

تذکر: دریافت پرسشنامه نامنویسی در مورد افرادی که قبلا فاقد ارتباط اصلی بوده و صرفا به واسطه ارتباط تبعی یا کارفرما، شماره تامین اجتماعی دریافت نموده‌اند، در صورت برقراری رابطه بیمه‌ای جدید به عنوان بیمه‌شده اصلی، ضروری بوده و نیازی به دریافت فرم شماره (۴) در این حالت نمی‌باشد.

4-3. تغییر شماره بیمه:

نظر به اینکه نمایه شماره بیمه یکی از اجزاء مهم سند بیمه‌ای محسوب می‌شود، لذا فرآیند اصلاح آن در اصل به بحث اصلاح سند بیمه‌ای مربوط می‌شود لذا با توجه به اهمیت تغییر شماره بیمه و تاثیر آن در ارائه خدمات مقرر در قانون تامین اجتماعی، مراتب با ملحوظ نظر قراردادن کلیه الزامات مربوطه به صورت مبسوط در دستورالعمل مجزا به کلیه واحدهای اجرایی اعلام خواهد شد.

۴-۴. اصلاح سند بیمه‌ای:

با توجه به اجزاء سند بیمه‌ای که عبارتند از « شماره بیمه، شماره کارگاه، نرخ، دوره، دستمزد و شغل »، مفهوم اصلاح سند به تغییر یک یا چند جزء از سند بیمه‌ای (سند مطالبه حق بیمه یا سند ارائه خدمت) می‌پردازد.

جهت اصلاح جزء یا اجزائی از هر سند بیمه‌ای، فرآیند کلی بدین صورت است که با فراخوان سند اولیه در سیستم، نسبت به درج اصلاح جزء یا اجزاء مورد نظر در قالب سندی جدید (اصلاح) اقدام شود. رویه کلی مورد نظر برای فرآیند اصلاح سند بیمه‌ای، طراحی دفتر اصلاح اسناد بیمه‌ای با قابلیت‌های عمده زیر است:

الف. ثبت درخواست اصلاح سند بیمه‌ای

١. تعیین واحد بیمه‌ای درخواست‌کننده

٢. تعیین سند بیمه‌ای و جزء مورد درخواست اصلاح

٣. درج دلایل تغییر اصلاح سند

ب. کنترل‌های سیستمی موضوع درخواست جهت نام نویسی در تامین اجتماعی

ج. اظهار نظر و اقدام حوزه تخصصی تولید‌کننده سند بیمه‌ای

د. اعمال نتیجه در سیستم

تذکر: فرآیند اصلاح سند بیمه‌ای، ضمن هماهنگی با سایر حوزه‌های تخصصی ذیمدخل و متعاقب ساخت

نرم‌افزار مورد نظر، در قالب دستورالعملی جداگانه به واحدهای اجرایی ابلاغ خواهد گردید.

4-5. به روز رسانی اطلاعات شخصی:

واحدهای اجرائی مکلفند در خصوص تکمیل و یا به روز رسانی اطلاعات شخصی حسب مورد در منوی ویرایش اطلاعات شخصی بر اساس مندرجات فرم پیوست شماره (۴) اقدام نمایند.

۵. تکمیل و غنی‌سازی مولفه‌های رشته اطلاعاتی:

همانگونه که در مقدمه نیز اشاره گردیده پیرو فاز اول شکل گیری پایگاه متمرکز مخاطبان، فرآیند شناسائی

اطلاعات گذشته مربوط به هر مخاطب، پالایش و الحاق آنها به رشته اطلاعاتی وی در قالب فاز دوم مورد نظر می‌باشد. اجرای فاز دوم در سه مرحله مهم زیر انجام می‌شود:

5-1. پالایش اطلاعات هویتی:

در این مرحله فرآیند پالایش کلیه رکوردهای هویتی بر مبنای مطالعات کارشناسی گسترده انجام‌شده و براساس نرم افزارهای پالایش هویت طراحی شده، با اولویت بیمه شدگان اصلی به شرح زیر مورد نظر می‌باشد:

5-1-1. پاک‌سازی و حذف کارکترها و فیلدهای حاوی اطلاعات نامتعارف و غلط

5-1-2. جداسازی رکوردهائی که هویتی آنها بطور کامل تغییر نموده‌اند.

5-1-3. مطابقت رکوردهای هویتی با رکوردهای پایگاه مرجع ثبت احوال / وزارت کشور بر مبنای شماره ملی/ شماره اختصاصی، در صورت کسب امتیازهای سیستمی لازم، نسبت به غنی‌سازی آنها بر مبنای اطلاعات پایگاه مرجع مذکور، بطور سیستمی و بدون دخالت کاربر اقدام می‌شود.

” به منظور نام نویسی در تامین اجتماعی کلیه رکوردهای هویتی بر مبنای مطالعات کارشناسی پالایش می شود ” 

5-1-4. تفکیک شماره بیمه هائی که به بیش از یک نفر تخصیص داده شده‌اند.

5-1-5. جداسازی شماره بیمه هائی که فقط به یک نفر تخصیص داده‌شده ولی هویتی آنها متناظر با پایگاه مرجع، غنی‌سازی نمی‌شوند.

5-1-6. مصادیق بندهای ۲-1-۵ و ۴-۱-۵ و ۵-۱-۵، جهت بررسی‌های کارشناسی و مراجعه به اسناد و مدارک به تیم شناسائی مستقر در شعبه ذیربط احاله می‌شوند که نحوه اقدام متعاقبا اعلام خواهد شد.

5-2. پالایش سوابق:

در این مرحله پردازش‌های مربوط به بررسی صحت و اصالت سوابق براساس نرم افزارهای طراحی شده، در خصوص محصول بند ۳-۱-۵ و همچنین موارد شناسائی شده توسط تیم‌های شناسائی، صورت می‌پذیرد.

5-3. الحاق اطلاعات بیمه‌ای شناسائی‌شده مخاطب به رشته اطلاعاتی:

در این قسمت کلیه رکوردهائی که اصالت و صحت آنها به لحاظ هویت و سوابق تائید شده‌اند، بر مبنای

شماره ملی/ شناسه اختصاصی به رشته اطلاعاتی مخاطب ذیربط ، الحاق می‌شوند.

تذکر: فرآیندهای اجرایی مربوط به تکمیل و غنی‌سازی مولفه‌های رشته اطلاعاتی در قالب دستورالعمل‌های ذیربط به واحدهای اجرایی ابلاغ خواهند شد.

« بخش سوم: سایر موارد  درخصوص نام نویسی در تامین اجتماعی »

1. شماره تامین اجتماعی SSN ، شناسه یکتا و کلید دسترسی به رشته اطلاعاتی هر مخاطب حقیقی است

که با الگوریتمی خاص تولید می‌شود. این شماره با کد ملی و شناسه اختصاصی اتباع خارجی مشمولین سازمان تناظر یک به یک دارد. در راستای فرهنگ‌سازی مربوط به معرفی، ترویج و جایگزینی آن با شماره بیمه‌های قبلی، می‌بایست اقدامات لازم از طریق روابط عمومی سازمان صورت پذیرد.

٢. در مواردی که یک بیمه‌شده به دلایل مختلف ضمن ارائه اسناد سجلی فردی دیگر در گذشته نامنویسی شده و متعاقبا اسناد هویتی دیگری ارائه نموده است، نحوه عمل با توجه به حالات مختلف این موضوع در قالب جدول پیوست شماره (۵) ضمیمه می‌باشد.

• با توجه به چیدمان منطقی اطلاعات در پایگاه متمرکز مخاطبان و رعایت الگوی گراف برای هر مخاطب سازمان، امکان فیلتر و دریافت هرگونه آمار و گزارش معتبر و به روز در هر سطحی بطور پارامتریک در سیستم BI فراهم‌شده است.

مسئول حسن اجرای این بخشنامه معاونت بیمه‌ای، مدیران و معاونین ادارات کل استانها، روسا و کارشناسان ارشد نامنویسی و حساب‌های انفرادی، امور مستمری‌ها، وصول حق بیمه، امور بیمه شدگان، روسا، معاونین و مسئولین واحدهای نامنویسی و حساب‌های انفرادی، امور مستمری‌ها، وصول حق بیمه و امور بیمه شدگان شعب و شرکت مشاور مدیریت و خدمات ماشینی تامین خواهند بود.